Home office: desafio de gestão até de times jovens
Luiz Fernando Ruocco
Sócio e diretor de operações da ROCKY, apaixonado por marketing digital e performance.
August 18, 2020
Quando o isolamento social virou realidade e o home office se tornou o novo normal no mundo corporativo, era comum a ideia de que empresas com times jovens estariam despreocupadas.
Muitos pensavam que os problemas seriam menores em equipes com pessoas que dominam a internet e os dispositivos digitais e portanto,os gestores passariam tranquilos por esse momento histórico.
Nem precisa dizer que não foi bem assim, certo?
Passados cinco meses de quarentena, a gestão de um time à distância continua sendo um desafio para muitos negócios, inclusive aqueles cujas equipes têm nativos digitais e gerações muito familiarizadas às tecnologias.
Isso porque há muito mais do que apenas dominar as ferramentas.
Perfis diferentes e gestões diferentes
Se a parte de compreensão dos aparelhos e dispositivos não é um problema, há muitos outros obstáculos que são mais característicos de equipes jovens, como a disciplina e o equilíbrio no cumprimento de horários, a manutenção de produtividade, o trabalho em equipe e a motivação.
E toda essa dificuldade se intensifica ainda mais, porque ninguém teve tempo de se preparar.
Uma coisa é trabalhar um ou dois dias de casa quando surgia a necessidade e usar ferramentas digitais para questões pessoais. Outra completamente diferente é trabalhar todos os dias de home office e transportar processos remotos da empresa para o online.
Essa não é uma tarefa fácil.
Gestão de horários
Estando em regime retomo, um dos maiores desafios em equipes de pessoas mais jovens, sem dúvidas, é o equilíbrio no cumprimento de horários.
E nesse ponto pode-se identificar que há problemas nos dois extremos: procrastinação e excesso de trabalho.
É do perfil de alguns times jovens ter um senso de responsabilidade menos aguçado do que equipes com pessoas mais velhas e assim, acabar tendo dificuldades na produtividade em home office.
Muitos desses funcionários poderão se perder na rotina, gastar mais horas que deveriam em tarefas paralelas, ter problemas de concentração e produzir menos.
A falta de um espaço dedicado para trabalhar também pode ser uma dificuldades dos jovens em home office.
Mas, o oposto também pode acontecer e engajados com o propósito da empresa e sem seguir rotina, eles podem simplesmente não parar de trabalhar.
Eles acordam trabalhando e como perderam a diferenciação entre lugar de trabalho e lugar de descanso, podem também não se desligar, o que pode ser muito prejudicial.
No início, pode até ser que tenham picos de produtividade, mas isso tem um preço e, em pouco tempo, estarão tão esgotados e mentalmente sugados, que sua produtividade cairá drasticamente.
Nesse caso, não só a queda de produtividade é um problema, mas a saúde mental também sofre muito e eles podem entrar em burnout mesmo muito jovens.
No caso de CLTs, isso também é uma questão jurídica, pois horas extras não são permitidas, então mesmo que a pessoa trabalhe mais horas do que o indicado, não poderá recebê-las e nem contabilizá-las.
Como cuidar disso?
O ideal é que a empresa estabeleça algumas regras sobre o tempo de produção.
Se o gestor não quiser impor um horário de trabalho fixo, então é importante que reforce a necessidade do controle pessoal das horas trabalhadas e se necessário, fazer um acompanhamento um pouco mais em cima.
Uma estratégia simples de cuidado é perguntar aos funcionários sobre como está sua vida fora do trabalho, incentivando o tempo de lazer e o relacionamento com a família.
Socialização e cultura
Outro desafio é manter a cultura da empresa presente e continuar com um trabalho em equipe eficiente, mesmo à distância.
Somando o home office ao isolamento social recomendado, algumas pessoas podem se sentir como ilhas e perderem a noção de cooperação e dos objetivos comuns na empresa.
Para amenizar essa situação, o gestor pode seguir algumas estratégias de encontros por videoconferência ou até mesmo criar estações de trabalho conectadas, nas quais as pessoas podem conversar entre si nos momentos que desejam e que não seja tão impessoal quanto mandar uma mensagem pelo celular, nem tão formal quanto fazer uma ligação e assim, diminuindo a sensação de estar trabalhando sozinho e isolado.
Há diversas empresas que também estão provendo happy hours online para fortalecer os laços e trazer momentos de descontração entre os funcionários, já que à distância, a comunicação costuma ser apenas para assuntos do trabalho e faltam essas interações de socialização.
É importante que mesmo com as dificuldades causadas pelo afastamento, as empresas e gestores tentem manter ao máximo a normalidade no que diz respeito à cultura e à práticas do dia a dia.
Se sua empresa costumava ter uma cultura de feedbacks constantes ou promovia datas especiais como casual day e pet day enquanto estavam no escritório, isso deve continuar estando no home office, se possível.
Microgerenciamento
Negócios que têm uma cultura de gestão de pessoas baseada em um controle mais rígido também podem estar sofrendo bastante.
Antes da pandemia, essas empresas faziam o que chamamos de microgerenciamento, que é aquele acompanhamento na cola no funcionário, que pode incluir uma passada atrás da mesa para verificar a produção ou até mesmo reuniões diárias rápidas.
A verdade é que isso já não era legal antes do Coronavírus e limita bastante o trabalho daquele funcionário, além de, desnecessariamente, tomar muito tempo do gestor.
E agora no home office, fazer isso também ficou impossível.
É preciso que os gestores entendam que não dá para fazer microgerenciamento nessas condições e, se você tentar, pode ser muito desgastante para todas as partes.
Quem sabe essa não é uma oportunidade para ensinar e trabalhar um time mais autônomo?
Para ter um time autônomo, o gestor precisa oferecer as ferramentas para que os funcionários consigam tomar as decisões necessárias, mas acima de tudo, precisa mostrar que confia neles.
Autonomia
Para que isso seja possível e que o time possa tomar decisões, guiando seus próprios passos, o gestor precisará dar as ferramentas certas para a execução do trabalho e, principalmente, confiar no seu time.
Não adianta entregar responsabilidade, se o funcionário não tem os recursos necessários para exercer aquela função, assim como não faz sentido delegar e ficar fazendo junto para garantir.
Ter um time autossuficiente depende também do quanto o gestor está disposto a acreditar em sua própria equipe.
E se a gestão estiver atenta, essa pode ser a oportunidade perfeita para dar um salto de qualidade na cultura organizacional e fazer aperfeiçoamentos em vários dos processos internos.
Para que tudo dê certo, algumas mudanças de atitude precisam acontecer e alguns pontos precisam melhorar:
- A comunicação terá que ser mais eficiente, porque não dá mais para ir até a mesa do outro para explicar algo;
- Os processos têm que ser claros para que ninguém se perca na rotina ou nas tarefas;
- O planejamento geral precisa ser de conhecimento de todos, para que ninguém fique sem saber quais são os próximos passos;
- Os funcionários terão que cooperar mais para que o trabalho em equipe funcione;
- O gestor terá que cuidar mais do bem-estar do seu time.
Sim, gerir um time jovem ou de qualquer faixa etária à distância está longe de ser uma tarefa simples. Mas, os resultados dessa experiência podem ser muito melhores do que você jamais poderia supor antes da pandemia.
Não é porque a empresa está em home office que tudo precisa mudar. O essencial precisa continuar acontecendo e é possível reavaliar todos os processos.
Reavalie
Esse é o momento exato para que todos os processos da sua empresa sejam reavaliados e repensados.
Quais atitudes e métodos podem continuar mesmo depois que a pandemia acabar e todos voltarem para o escritório? Quais práticas não fazem mais sentido e podem ser mudadas?
Essa reflexão e esse período de distanciamento podem trazer vários insights para aprimorar ainda mais a estrutura e cultura da sua empresa.
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